論文投稿・予稿集出版・参加費等振り込み・キャンセル規定

論文投稿・予稿集出版・参加費等振り込み・キャンセル規定について

2011年4月26日
人工知能学会
大会委員長 山口高平
プログラム委員長 間瀬健二
実行委員長 山川　宏
CDROM担当 平野章二
受付システム支援担当 福井健一
学会事務局 落合雪代

第25回人工知能学会全国大会の発表申込みをされた皆様へ

本年度は東北地方太平洋沖地震の影響により，例年とは異なる対応を実施しておりますが，既に3月下旬にご案内しましたように，集会開催にむけて準備を進めており，大会の開催については，5月6日までに開催・中止の決定の連絡をさしあげる予定です．

また5月1日より論文投稿の受付を開始致し，大会の開催・中止にかかわらず，原稿の出版については，予定通り実施しますので，発表を希望される方は，投稿原稿の準備をお願いします．

さらに論文投稿，予稿集出版及びキャンセル規定については，下記のように決めさせていただきましたのでご確認のほどお願いいたします．

論文投稿・予稿集出版

  • 論文投稿は受付システムより受付期間（5月1日～12日13日14:00）に行なってください．原稿作成と投稿の手順については大会ページの執筆案内をご参照ください．
    なお，投稿時には必ず以下の情報をご記入ください．
    • 正式版CDROMパッケージの大会後送付を希望するか［する／しない］
    • 交流会の参加予定について［参加／不参加］（参加者の概数を見積もるためです）
    • 集会中止の際に払込済み参加費の返金を希望［する／しない］（キャンセル規定を参照のこと）
  • 5月13日14日以降は原則としては投稿論文の取り下げを認めず，集会中止の場合にも予稿集へ収録し，既発表扱いと致します．但し，やむを得ず取り下げる場合には，大会ページのお問い合わせからご連絡いただければ時期により論文の予稿集掲載を取り消すことができます．
  • 予稿集はCDイメージデータ若しくはコンテンツ一式の電子配布となります．配布方法としては，受付システム経由でのダウンロード提供，USBメモリ等を使用した現地でのデータ配布を予定しています．
  • 正式版のCDROMパッケージは有償購入（1,000円）のオプションとなりますので，希望者は参加登録の際に受付システムにてお申込ください．ご希望の方へ後日郵送致します ．
  • 2011年5月24日以降に大会ページにて論文公開します（当初予定どおり）．

参加費等の振り込みについて

5月12日頃に，参加費振込用紙が事務局からお皆様のお手元に届きますので，発表者の方は，5月31日（火）までに，参加費・発表費さらに必要に応じてCDROM料金をお支払いください．（正式版CDROM料金が払い込まれていない場合には，正式版CDROMは発送されません）

キャンセル規定

  • 論文投稿締め切りまで（5月12日13日14:00以前）は，集会の開催如何に関わらず，発表者は理由を問わず無償で論文投稿を取り下げできます．
  • 論文投稿締め切りまでに論文が投稿されない場合，特段のお申出がなければ投稿は取り下げたものとして扱います．

(1) 集会開催の場合

  • 論文投稿締め切り後（5月13日14日以降）には，原則として論文の取り下げを認めず発表者が現地発表を行うものとみなします．
  • 現地発表を行なわない場合には遠隔発表を選べますが，参加費および発表費の全額を申し受けます．
  • 発表者のご都合によりやむを得ず取り下げた場合でも，参加費および発表費を申し受けます．

(2) 集会中止の場合

  • 論文投稿締め切り後（5月13日14日以降）には原則として論文の取り下げを認めず，発表費を申し受けます．また発表者のご都合によりやむを得ず取り下げた場合であっても，発表費を申し受けます．
  • 払い込み済みの参加費については，5月12日13日14:00までに受付システムにて集会中止の際に払込済み参加費の返金を希望するところをチェックしておけば手数料等を除いて返金します．そうでない場合には一旦学会の収入とした上で，震災支援等に活用します．

(3) その他

  • 遠隔発表とは，受付システムに指定形式（ビデオ，プレゼンテーション等）のファイル形式をアップロードすることで，発表者が集会に出席しなくてもそれらを再生することでなされる発表方法です．詳細については後日連絡させていただきます．
  • 聴講者の参加費についてのキャンセル規定については発表者に準拠させて頂きます．
  • 不明な点などのお問い合わせにつきましては大会ページからお問い合わせください．

（ご参考）キャンセル規定の一覧

集会の有無 原稿発表 発表費 参加費 予稿集CDROM
中止 キャンセル 不要 不要 オプション
あり 要 不要
開催 キャンセル（締切前） 不要 不要 オプション
キャンセル（締切後） 要 要
あり 要 要

以上